Hiệu Ứng Tuyết Lăn – Những Kỹ Thuật Giao Tiếp Hiệu Quả – Đọc sách online ebook pdf

4. Khi bạn muốn gây ấn tượng với cử tọa cấp cao trong điều kiện thời gian eo hẹp

Trong đời mỗi người chúng ta đều có những dịp giao tế ảnh hưởng đến con đường sự nghiệp của bản thân. Chinh phục được người nghe lúc ấy thì bạn sẽ thăng tiến; làm họ thất vọng thì bạn sẽ đánh mất cơ may.

Có một lúc nào đó bạn đột nhiên phải thuyết trình với cử tọa cao cấp. Bạn muốn tạo ấn tượng với họ và muốn mọi chuyện diễn ra thật trơn tru không chút tì vết nào để phải hối tiếc.

Nhưng làm được điều này không phải lúc nào cũng dễ dàng. Nhất là trong tình huống sau: “Lịch họp đã vượt mức thời gian nên bài thuyết trình của anh sẽ bị cắt từ 30 phút xuống còn 5 phút. Anh định nói những gì?”

Bạn đã gặp tình huống này bao giờ chưa? Khá quen thuộc, đúng không?

Nhưng nếu muốn tạo ấn tượng, bạn cũng phải phản ứng một cách đầy ấn tượng, điều không phải ai cũng làm được. Chẳng hạn, sau đây là một số giải pháp tôi đã từng thấy – nhưng không ủng hộ:

Trình bày toàn bộ nội dung ấy với tốc độ nhanh gấp 6 lần. Cách này sẽ chỉ dẫn đến một kết cục tệ hại mà thôi.

In sẵn ra giấy để phát và bảo họ “xin mời lật đến trang 8”. Họ sẽ không làm theo đâu. Họ sẽ lật tung cả xấp tài liệu và chẳng thèm lắng nghe bạn.

Mời họ trở lại vào một ngày khác.

Cách này có cơ may hiệu quả. Nhưng làm sao bạn biết ngày khác sẽ không gặp trục trặc về thời gian? Và làm sao bạn biết mình vẫn được họ xếp nằm trong nhóm công việc ưu tiên? Có khi họ thậm chí sẽ không đưa bạn vào lịch làm việc nữa.

Không, cách tốt hơn cả là ta hãy trình bày theo bốn bước “Đột kích – Xuống – Lên – Đề xuất”:

1.Đột kích: vào cuộc bằng một cú sốc mạnh (ta thường trình bày hậu quả nếu không thay đổi – bởi theo nguyên lý thì mọi người sẽ nghe theo để tránh hậu quả).

2.Xuống: mô tả để cho thấy hậu quả sẽ còn tệ hơn đến mức nào.

3.Lên: cho họ thấy bạn có một giải pháp để cải thiện tình hình.

4. Đề xuất: yêu cầu họ hành động.

Ví dụ:

Cảm ơn quý vị đã dành thời gian hôm nay.Chúng ta đang lãng phí 230.000 bảng Anh một cách vô bổ hằng tháng cho khía cạnh X (Đột kích).

Tệ hơn nữa, con số này sẽ tăng lên trong mấy tháng tới. Mức lãng phí vô bổ sẽ lên đến 2,8 triệu bảng năm nay. Con số này sẽ tăng đến hơn 5,6 triệu bảng trong vài năm tới (Xuống).

Chúng ta có thể cắt giảm các chi phí này đến 75% – tức là có thể tiết kiệm hơn 4 triệu bảng – bằng cách triển khai kế hoạch X [dành 2-3 phút để giải thích đề xuất này] (Lên).

Nếu triển khai thành công, ta có thể tiết kiệm được hàng triệu bảng, nên tôi đề nghị quý vị hãy thực hiện việc X (Đề xuất).

Bạn đã thấy cách này hiệu quả thế nào chưa? Bạn thu hút được sự chú ý của họ ngay lập tức. Người nghe không thể phớt lờ thông điệp của bạn. Bạn nổi bật so với các diễn giả khác (thường sẽ mở đầu bằng một màn hình giới thiệu bối cảnh, tình hình chung hoặc đại loại thế).

Hiệu ứng phụ nữa ở đây là bạn có được một sự phản hồi tích cực và ngay lập tức bạn biết thông điệp đã đạt hiệu quả, vì cử tọa:

Đồng ý với đề nghị của bạn; và/ hoặc

Tỏ sự quan tâm và đặt câu hỏi; và/ hoặc

Dành cho bạn nhiều hơn 5 phút!

TẠI SAO ĐỘT KÍCH LÀ THỦ THUẬT GIÚP TIẾT KIỆM THỜI GIAN

Khi soạn chương này, tôi phân vân không biết nên cho vào phần kế tiếp – “Thuyết phục thêm nhiều người” – hay phần “Đạt hiệu quả cao hơn, nhanh hơn” này.

Cả hai sự lựa chọn đều ổn. Nhưng cuối cùng tôi chọn phần này vì muốn nhấn mạnh tính tiết kiệm thời gian vượt bậc của cách làm này. Chỉ mất vài phút để thực hiện, nhanh hơn nhiều so với lối soạn thảo truyền thống. Thật ra mà nói, một số khách hàng của tôi luôn luôn áp dụng lối Đột kích này khi soạn thuyết trình bởi vì:

Nó làm rõ ngay các vấn đề then chốt.

Họ có thể tiếp tục thuyết trình theo hướng Đột kích, nếu phù hợp; hoặc dùng cách đặt vấn đề này để định hình phần trình bày tiếp theo.

Nó giúp họ dẫn dắt cử tọa dõi mắt theo các đồ họa gây ấn tượng. Chẳng hạn, trong ví dụ bên trên:

– Đồ họa đầu tiên có thể là một màn hình chỉ có mỗi dòng chữ: “Chi phí không cần thiết: 230.000 bảng”.

– Bấm chuột một lần để đổi con số này thành 280.000 bảng.

– Bấm chuột tiếp để đổi con số này thành 5.600.000 bảng.

– Cú bấm chuột tiếp theo sẽ thay tất cả thành dòng chữ “Tiết kiệm 4.000.000 bảng”.

Đột kích là giải pháp tuyệt hảo khi bạn muốn tạo ấn tượng mạnh một cách thần tốc. Nhưng đôi khi mục tiêu của ta là tạo ra một tác động lâu bền. Điều này đòi hỏi một kỹ thuật khác mà tôi sẽ trình bày trong chương sau.