Nhà Quản Trị Thành Công – Web Tải Sách Miễn Phí Ebooks PDF

Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả

Hầu hết các tranh luận về nhiệm vụ của nhà điều hành đều bắt đầu bằng lời khuyên về việc lên kế hoạch cho công việc của mình. Điều này nghe có vẻ rất hợp lý. Cái sai duy nhất của nó là hiếm khi nó phát huy tác dụng. Các kế hoạch luôn hiển thị trên giấy tờ, thu hút người ta chú ý tới. Nhưng chúng hiếm khi biến thành thành tích.

Theo quan sát của tôi, các nhà điều hành thành công thường không bắt đầu bằng nhiệm vụ của họ mà bằng thời gian của họ. Họ không khởi đầu bằng việc lên kế hoạch mà bằng việc xác định thời gian của họ đang đi về đâu. Sau đó, họ sẽ cố gắng quản lý thời gian của mình và cắt bớt các nhu cầu không cần thiết làm lãng phí thời gian của họ. Cuối cùng, họ sẽ củng cố, hợp nhất quỹ thời gian của họ vào trong các đơn vị liên tục. Dưới đây là quy trình bao gồm ba bước- là cơ sở của tính hiệu quả đối với nhà điều hành:

– Ghi chép thời gian;

– Quản lý thời gian;

– Phối hợp thời gian.

Các nhà điều hành hiệu quả đều biết rằng thời gian là một yếu tố có hạn. Hạn chế đối với kết quả của bất cứ quá trình nào cũng được xác định bởi nguồn tài nguyên ít ỏi nhất. Đối với quá trình đi đến thành công, nguồn tài nguyên ít ỏi đó chính là thời gian.

Thời gian cũng là một nguồn lực đặc biệt. Trong số những nguồn lực chủ yếu, thực ra tiền bạc lại không phải là thứ hiếm hoi. Từ rất lâu rồi, chúng ta đã biết chính nhu cầu về vốn chứ không phải là nguồn cung vốn mới quyết định giới hạn của tăng trưởng và các hoạt động kinh tế. Con người- nguồn lực thứ ba- cũng vậy: chúng ta có thể thuê nhân công, dù ít khi có được đủ những người giỏi. Riêng với thời gian thì khác; người ta không thể thuê, cho thuê, mua hay kiếm được thời gian bằng bất cứ cách nào.

Lượng cung về thời gian là không đổi dù nhu cầu có tăng cao bao nhiêu đi nữa. Thời gian là nguồn vô giá, hơn nữa thời gian có thể mất đi mà không lấy lại được. Vì thế chúng ta luôn luôn thiếu thời gian.

Thời gian cũng không thể thay thế được. Trong những giới hạn nhất định, chúng ta có thể thay thế nguyên liệu này bằng một nguyên liệu khác, chẳng hạn như lấy đồng thay cho nhôm, lấy vốn thay cho nhân công, sử dụng nhiều kiến thức hoặc nhiều cơ bắp hơn trong công việc. Nhưng không có gì thay thế được thời gian.

Mọi thứ đều cần có thời gian, đó là một điều kiện chân lý của toàn vũ trụ này. Mọi công việc đều diễn ra trong bối cảnh thời gian và sử dụng quỹ thời gian. Tuy nhiên, đa số mọi người lại có xu hướng coi nguồn lực này là cái gì đó đương nhiên. Cái phân biệt giữa nhà điều hành hiệu quả với những người khác chính là sự quan tâm sâu sắc của họ dành cho thời gian.

Con người khó có thể quản lý được thời gian của mình.

– Mặc dù giống như mọi sinh vật khác, con người có một “đồng hồ sinh học”- khi con người băng qua Đại Tây Dương bằng máy bay phản lực thì khi đó họ sẽ không nhận thức được đầy đủ về thời gian tại thời điểm đó theo kết quả của một cuộc thử nghiệm tâm lý. Trong cuộc thử nghiệm này, người ta bị giữ trong một căn phòng mà họ không nhìn thấy ánh sáng, bóng tối quanh họ sẽ khiến họ mất đi nhanh chóng cảm nhận về thời gian trong khi đó con người vẫn có thể nhận biết được về không gian khi bị bao trùm bởi bóng tối. Tuy nhiên, khi đèn được bật lên thì một vài tiếng trong căn phòng kín cũng khiến người ta không thể nào ước lượng được lượng thời gian đã trôi qua. Họ có thể ước lượng thấp hoặc cao về lượng thời gian đã trôi đi khi họ ở trong phòng kín.

Do đó, nếu chúng ta chỉ dựa vào ký ức, thì sẽ không biết được lượng thời gian đã được sử dụng thế nào.

– Có lần, tôi thử hỏi một số người có trí nhớ rất tốt thử đoán trước cách sử dụng thời gian của chính mình như thế nào.

Sau đó, tôi theo dõi độ chính xác của những dự đoán đó trong vài tuần hoặc vài tháng, kết quả là không bao giờ có sự giống nhau giữa thực tế và cách thức những người đó đã nghĩ về việc họ sử dụng thời gian cả!

Một vị chủ tịch công ty nọ tin chắc rằng ông ta luôn chia quỹ thời gian của mình thành ba phần: Một phần ba thời gian ông nghĩ sẽ dành cho việc gặp gỡ với người cấp trên của mình. Một phần ba thời gian khác được dùng để giải quyết công việc với các khách hàng quan trọng. Và một phần ba thời gian còn lại sẽ dùng để tham gia các hoạt động cộng đồng. Tuy nhiên, bản ghi chép thời gian thực tế trong suốt 6 tuần về các hoạt động của người này đã chỉ rõ rằng ông ta đã không dành thời gian cho việc thực hiện 3 hoạt động trên. Đây là những nhiệm vụ mà ông ta biết là mình nên dành thời gian cho chúng- và như thế, ký ức của bản thân đã cho rằng ông ta đã thực sự dành thời gian của mình cho 3 hoạt động đó.