Các Nguyên Lý Quản Lý Dự Án – Đọc Sách Online Miễn Phí Ebooks PDF

Giới thiệu tới bạn đọc cuốn sách Các Nguyên Lý Quản Lý Dự Án của tác giả TS. Bùi Ngọc Toàn

1. KHÁI NIỆM VÀ PHÂN LOẠI DỰ ÁN

1.1. Khái niệm dự án

Dự án hiểu theo nghĩa thông thường là “điều mà người ta có ý định làm”.

Theo “Cẩm nang các kiến thức cơ bản về quản lý dự án” của Viện Nghiên cứu Quản lý dự án Quốc tế (PMI) thì: “dự án là một nỗ lực tạm thời được thực hiện để tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất”.

Theo định nghĩa này, dự án có 2 đặc tính:

1. tạm thời (hay có thời hạn) – nghĩa là mọi dự án đều có điểm bắt đầu và kết thúc xác định. Dự án kêt thúc khi mục tiêu dự án đã đạt được hoặc khi đã xác định được rõ ràng là mục tiêu không thể đạt được và dự án bị chấm dứt. Trong mọi trường hợp, độ dài của một dự án là xác định, dự án không phải là một cố gắng liên tục, tiếp diễn;

2. duy nhất – nghĩa là sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất đó khác biệt so với những sản phẩm đã có hoặc dự án khác. Dự án liên quan đến việc gì đó chưa từng làm trước đây và do vậy là duy nhất.

Mục 17, điều 3, Luật Xây dựng năm 20003 định nghĩa: dự án đầu tư xây dựng công trình là tập hợp các đề xuất có liên quan đến việc bỏ vốn để xây dựng mới, mở rộng hoặc cải tạo những công trình xây dựng nhằm mục đích phát triển, duy trì, nâng cao chất lượng công trình hoặc sản phẩm, dịch vụ trong một thời hạn nhất định.

Theo định nghĩa của tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hoá ISO, trong tiêu chuẩn ISO 9000: 2000 và theo tiêu chuẩn Việt nam (TCVN ISO 9000: 2000) thì dự án được định nghĩa như sau: Dự án là một quá trình đơn nhất, gồm một tập hợp các hoạt động có phối hợp và được kiểm soát, có thời hạn bắt đầu và kết thúc, được tiến hành để đạt được một mục tiêu phù hợp với các yêu cầu quy định, bao gồm cả các ràng buộc về thời gian, chi phí và nguồn lực.

Một cách chung nhất có thể hiêu dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm vụ cụ thể cần phải được thực hiện với phương pháp riêng, nguồn lực riêng và theo một kế hoạch tiến độ xác định.

1.2. Các đặc trưng cơ bản của dự án

Như vậy, dự án có các đặc trưng sau:

a. Dự án có mục đích, mục tiêu rõ ràng. Mỗi dự án là một hoặc một tập hợp nhiệm vụ cần được thực hiện để đạt tới một kết quả xác định nhằm thoả mãn một nhu cầu nào đó. Dự án, đến lượt mình, cũng là một hệ thống phức tạp nên có thể được chia thành nhiều bộ phận khác nhau để quản lý và thực hiện nhưng cuối cùng vẫn phải đảm bảo các mục tiêu cơ bản về thời gian, chi phí và chất lượng.

b. Dự án có chu kỳ riêng và thời gian tồn tại hữu hạn. Nghĩa là dự án cũng trải qua các giai đoạn: hình thành, phát triển, có thời điểm bắt đầu và kết thúc.

c. Dự án liên quan đến nhiều bên và có sự tương tác phức tạp giữa các bộ phận quản lý chức năng với quản lý dự án. Dự án nào cũng có sự tham gia của của nhiều bên hữu quan như chủ đầu tư, người thụ hưởng dự án, nhà thầu, các nhà tư vấn, các cơ quan quản lý Nhà nước… Tuỳ theo tính chất dự án và yêu câu của chủ đâu tư mà sự tham gia của các thành phân trên cũng khác nhau. Ngoài ra, giữa các bộ phận quản lý chức năng và nhóm quản lý dự án thường phát sinh các công việc yêu cầu sự phối hợp thực hiện nhưng mức độ tham gia của các bộ phận là không giống nhau. Vì mục tiêu của dự án, các nhà quản lý dự án cần duy trì mối quan hệ với các bộ phận quản lý khác.

d. Sản phẩm của dự án mang tính đơn chiếc, độc đáo. Khác với quá trình sản xuất liên tục và gián đoạn, sản phẩm của dự án không phải là sản phẩm hàng loạt mà có tính khác biệt ở một khía cạnh nào đó. Kê cả một quá trình sản xuất liên tục cũng có thể được thực hiện theo dự án, ví dụ như dự án phục vụ một đơn đặt hàng đặc biệt, dự án nâng cao chất lượng sản phẩm… Sản phẩm của những dự án này dù được sản xuất hàng loạt nhưng vẫn có điểm khác biệt (về đơn đặt hàng, về chất lượng sản phẩm…). Có thể nói, sản phẩm hoặc dịch vụ do dự án đem lại là duy nhât, lao động đòi hỏi kỹ năng chuyên môn với những nhiệm vụ không lặp lại.

e. Dự án bị hạn chế bởi các nguồn lực. Giữa các dự án luôn luôn có quan hệ chia nhau các nguồn lực khan hiếm của một hệ thống (một cá nhân, một doanh nghiệp, một quốc gia…) mà chúng phục vụ. Các nguồn lực đó có thể là tiên vôn, nhân lực, thiết bị…

f. Dự án luôn có tính bật định và rủi ro. Một dự án bất kỳ nào cũng có thời điêm bắt đâu và kết thúc khác nhau, đôi khi là một khoảng cách khá lớn về thời gian. Mặt khác, việc thực hiện dự án luôn luôn đòi hỏi việc tiêu tôn các nguồn lực. Hai vân đê trên là nguyên nhân của những bất định và rủi ro của dự án.