Lần Đầu Làm Sếp – Những Mẹo Mực Quản Lý Độc Đáo Và Thú Vị – Web Tải Sách Miễn Phí Ebooks PDF

Giới thiệu tới bạn đọc cuốn sách Lần Đầu Làm Sếp – Những Mẹo Mực Quản Lý Độc Đáo Và Thú Vị  của tác giả Loren B. Belker

Phần 2. Con đường từ thành viên nhóm tới nhà quản lý/lãnh đạo

Mục tiêu quan trọng nhất đối với những nhà quản lý mới là giúp nâng cao hiệu suất làm việc của các nhóm mới thành lập. Điều này chỉ trở thành hiện thức khi nhà quản lý làm chủ được hai loại kỹ năng: kỹ năng cơ bản và kỹ năng lãnh đạo. Các kỹ năng cơ bản bao gồm:

Lên kế hoạch
Tổ chức
Phát triển
Theo dõi
Đánh giá
Các kỹ năng cơ bản này cùng phối hợp với kỹ năng lãnh đạo sẽ giúp các nhà quản lý đạt được mục tiêu của mình. Kỹ năng lãnh đạo được thể hiện thông qua một số hành vi sau:

Luôn hỗ trợ và động viên các thành viên nhóm
Thực sự lắng nghe ý kiến của các thành viên
Xác định mục tiêu của nhóm trên cơ sở thống nhất với mục tiêu chung của tổ chức
Tiếp nhận phê bình
Kiên trì
Thể hiện vai trò hình mẫu cho mọi chuẩn mực đạo đức và hành vi
Xây dựng lòng tin thông qua sự thẳng thắn
Ăn mừng thành công của cả nhóm
Để có thể xây dựng một nhóm thành công, nhà quản lý phải có lòng tin, động lực và khả năng vận dụng kỹ năng cơ bản cũng như kỹ năng quản lý một cách tài tình. Điều này có nghĩa rằng anh ta phải biết kỹ năng nào cần được sử dụng trong hoàn cảnh nào và anh ta nên kiềm chế quyền lực của mình đến đâu. Khi các thành viên trở nên thiếu nhiệt huyết và bất ổn, nhà quản lý cần phải vận dụng kỹ năng lãnh đạo của mình để đưa các thành viên trở về quỹ đạo đúng đắn. Khi chất lượng công việc nhóm có vấn đề hay trách nhiệm của các thành viên không rõ ràng, lúc này nhà quản lý nên sử dụng kỹ năng cơ bản của mình để tìm phương án khắc phục. Khả năng vận dung cả hai loại kỹ năng trên tại các thời điểm thích hợp đóng vai trò rất quan trọng đối với sự thành công của các nhà lãnh đạo hay quản lý.

Rất nhiều người được đánh giá là những cá nhân vô cùng xuất sắc trong công việc của họ nhưng không có điều gì khẳng định họ sẽ thực hiện tốt vai trò quản lý và xây dựng nhóm.

Những trở ngại

Những nhà lãnh đạo nhóm chỉ đạt được thành công khi họ hoàn thành nhiệm vụ xây dựng và chỉ đạo hiệu quả nhóm của mình. Một lãnh đạo nhóm hoàn toàn có thể thất bại do nhiều lý do khác nhau. Đầu tiên, những lãnh đạo nhóm có thể biến thành trở ngại cho chính bản thân mình để đạt tới thành công đơn giản bởi họ không thực sự hiểu và làm tròn bổn phận người quản lý của mình. Một nhà quản lý đôi khi chấp nhận thử thách bởi họ hy vọng sẽ được thăng tiến và có mức lương cao hơn những nhân viên bình thường khác. Thế nhưng, nếu chỉ với suy nghĩ như vậy họ sẽ không bao giờ có thể đạt được thành công. Ngược lại, họ phải nhận ra tầm quan trọng của việc phát triển các thành viên trong nhóm của mình và đồng thời biết nhìn xa trông rộng hơn lợi ích của bản thân mình. Một rào cản nữa mà các lãnh đạo nhóm cần phải đối mặt đó là sự sẵn sàng chia sẻ quyền lực. Những nhóm làm việc hiệu quả dựa trên nguyên tắc chia sẻ trách nhiệm và nhiệm vụ đưa ra các quyết định cuối cùng. Bởi vậy, nhà lãnh đạo nhóm cần phải dám trao quyền lực và cho phép thành viên đưa ra các quyết định độc lập.

Một chướng ngại vật nữa trên con đường thành công của các nhà lãnh đạo nhóm đó là khi vai trò của các nhóm chức năng không thực sự được coi trọng. Các nhân viên sẽ cảm thấy rất khó hiểu nếu như vai trò của nhóm được đánh giá rất cao trong khi những cống hiến của họ lại không được ghi nhận xứng đáng với tầm quan trọng ấy. Những thông điệp không rõ ràng sẽ khiến cho các nhân viên bối rối và đem tới những ảnh hưởng tiêu cực tới động lực cũng như hiệu quả làm việc của họ. Các nhà quản lý không chỉ có trách nhiệm tập trung vào tầm quan trọng của các nhóm chức năng mà còn phải biết cách tạo động lực cho sự đóng góp của các cá nhân thông qua các chế độ đãi ngộ hay tưởng thưởng xứng đáng.

10 bước xây dựng nhóm hiệu quả

Khi thực hiện quy trình 10 bước để xây dựng nhóm hiệu quả, các nhà quản lý cần phải hiểu rằng mỗi bước đều có tầm quan trọng riêng biệt và vì thế không thể bỏ qua bất cứ một bước nào trong tổng số 10 bước này. Quy trình này không chỉ được sử dụng khi mới thành lập nhóm mà còn hữu dụng khi bạn được cất nhắc lãnh đạo một nhóm đã được xây dựng trước đó.

Bốn bước đầu tiên đòi hỏi nỗ lực cá nhân của nhà quản lý và không liên quan tới nội bộ nhóm.

Tìm kiếm sự hộ trợ từ phía các quản lý cấp cao hơn. Sự hỗ trợ của các cấp quản lý cao hơn có thể đem lại nhiều sự khác biệt đối với nỗ lực thành lập nhóm của một lãnh đạo nhóm. Những nhà quản lý cấp cao cần biết và đưa ra ý kiến tán đồng với mô hình nhóm được sử dụng để phát triển cũng như lý do tại sao mô hình đó sẽ đem lại lợi ích tốt nhất cho công ty. Nếu không có sự hỗ trợ và đồng thuận từ phía cán bộ cấp cao, nhóm sẽ khố có thể tiếp cận được những nguồn lực cần thiết để tiếp tục phát triển.
Xác định mục đích thành lập nhóm. Nhà quản lý cần phải hiểu lý do tại sao nhóm được thành lập và những gì họ cần làm để đạt được mục tiêu cuối cùng trước khi có những buổi họp đầu tiên với các thành viên khác. Các thành viên nhóm hoàn toàn dựa vào năng lực của nhà quản lý để nắm được mục đích những công việc mình sẽ làm.
Xác định bối cảnh thời gian. Nhà quản lý cần phải quyết định thời hạn hoàn thành các mục tiêu khác nhau của nhóm để đảm bảo sự tập trung cũng như tính hiệu quả cần thiết.
Lựa chọn các thành viên phù hợp. Lãnh đạo nhóm sẽ là người quyết định những kỹ năng cần thiết cho nhóm và từ đó lựa chọn các thành viên phù hợp. Những thành viên có vẻ yếu hơn cần nhận được sự quan tâm chăm sóc đặc biệt cũng như tạo cơ hội phát triển và tiến bộ. Cho phép các thành viên tự ứng cử sẽ giúp gia tăng mức độ gắn bó sau khi họ được lựa chọn vào nhóm.
Năm bước tiếp theo sẽ diễn ra trong những buổi họp đầu tiên giữa các thành viên nhóm. Đây chính là cơ hội dành cho các nhà quản lý để truyền đạt ý tưởng của mình về mô hình nhóm cũng như cách thức làm việc trong nhóm.