Manager Cực Phẩm – Web Tải Sách Miễn Phí Ebooks PDF

Sách Manager Cực Phẩm của tác giả Trần Hùng Thiện mời bạn thưởng thức.

Những bài học giao tiếp không bao giờ thừa

“Giao tiếp hiệu quả với những người làm việc chăm chỉ” – John Powell

Lại một lần nữa chúc mừng em, tân Manager. Để leo lên được vị trí này hẳn em cũng đã phải cố gắng nhiều, trong đó có thể ngầm hiểu rằng khả năng giao tiếp của em cũng đã có phần “cứng cựa”. Tuy nhiên, cũng không thừa để tự răn mình là kiểu gì cũng phải liên tục rèn luyện kĩ năng hết sức quan trọng này, đừng để mình vướng vô tình thế bị người ta nói “Manager gì mà ăn nói xà lơ vậy”.

Nghe một cách nhiệt tâm. Hãy cố gắng lắng nghe với sự tập trung cao nhất có thể, với tất cả mọi đối tượng mình đang giao tiếp, không trừ một ai. Bởi lẽ, sẽ thật là khó gần và chẳng ai tin tưởng là bạn đang “lắng nghe” nếu tay bạn cầm điện thoại hay tai trái thì nghe nhưng tai phải đang làm việc gì khác. Khi nào nên chỉ nghe, và khi nào cần phải đưa ra phản hồi, và khi nào cần phải khuyến khích để người ta nói nhiều hơn nữa, tất cả những điều đó có lẽ đều cần sự luyện tập nhưng quan trọng hơn hết vẫn là sự thực tâm.

Rõ ràng và khúc chiết. Nếu phải nghe ai đó trình bày hơi dài dòng hơn mức cần thiết, và dùng nhiều thuật ngữ thì hẳn bạn sẽ rất khó chịu đúng không? Vậy thì mình cũng nên tuyệt đối né kiểu giao tiếp đó ra. Sự rõ ràng là quy tắc tối thượng trong giao tiếp, thế nên nếu bạn đang cố gắng giao tiếp điều gì đó quan trọng, hãy luôn chắc chắn rằng mình đã đủ rõ, đủ chính xác và kiểm tra kĩ lại xem những thông điệp mình đưa ra đã được hiểu đúng chưa. Có như vậy, chúng ta mới tránh được tai nạn trong giao tiếp mà hậu quả nhẹ là “ủa”, hậu quả nặng là sự thất bại của cả một dự án.

Luôn cởi mở và đón chào. Là Manager, bạn đang có trong tay một đội ngũ nhân viên lúc nào cũng muốn hỏi, nói chuyện và xin ý kiến của bạn. Hãy cho đội ngũ đó thấy tâm ý muốn thảo luận sẽ luôn được bạn đón chào, miễn là nó thuộc khung thời gian và không gian hợp lý. “Tôi bận lắm” sẽ là câu trả lời vừa vô trách nhiệm vừa đóng tất cả các cơ hội giao tiếp lại, nhưng cũng có những quản lí mặc dù không nói ra nhưng trong hành vi cử chỉ thì mọi người sẽ hiểu là “đừng đụng đến anh ấy, anh ấy đang bận lắm”. Vậy thì, hãy đưa ra một thông điệp rằng bất cứ khi nào các bạn cần, hãy tìm đến tôi bởi vì tôi ở đây là để hỗ trợ các bạn, cũng là hỗ trợ chính tôi hoàn thành tốt công việc của mình.

Tôn trọng người đối diện dù họ là ai. Điều này thoạt tiên nghe không khó nhưng trong vài hoàn cảnh nào đó, bạn sẽ “vô tình” ưu tiên những người cao cấp hơn chẳng hạn. Thế nên, hãy chắc rằng tất cả mọi người trong vòng tròn giao tiếp của bạn đều được tôn trọng và đối xử một cách chuyên nghiệp như nhau, nhé.

Chọn đúng kênh giao tiếp. Thay vì bạ đâu nhắn tin gọi điện thoại đấy thì Manager tự tìm kênh giao tiếp phù hợp nhất với từng hoàn cảnh và cũng cố gắng truyền đạt lựa chọn đó đến nhân viên của mình.

Email: Phù hợp với những loại thông tin chia sẻ mang tính chính thống cao, nhiều chi tiết, nhằm cung cấp cho nhau những cập nhật về tiến trình của một dự án nào đó. Toàn bộ thông tin trên email nên rất chuyên nghiệp và có tính lưu trữ cao nhằm làm bằng chứng nếu sau này nếu có vấn đề hoặc mâu thuẫn giữa các thành viên trong dự án đó.

• Chat: có lẽ sẽ không có ai cần phải tranh cãi về tính phổ biến của chat nữa, và vấn đề nhức nhối hiện nay của dân công sở là theo một cách nào đó, họ phải dành rất nhiều thời gian cho các nền tảng, nhóm chat khác nhau và vì thế, đôi khi rất mất thời gian để tìm kiếm những gì mình đã chat. Chat cũng có lợi của nó, là tính “real-time”. Thế nên cái gì cần và có thể được giải quyết nhanh gọn lẹ trong vài dòng chat thì nó sẽ phát huy tối đa sức mạnh. Những mảng đối thoại không cần chuyên môn cao, không chính thức, không quá chuyên nghiệp thì Manager có thể dùng đến nó. Thế nhưng, những việc “đại sự” hay cần nhiều thời gian để giải thích thì tuyệt đối tránh xa, nếu không mình sẽ rất dễ rơi vào trạng thái “suốt ngày chat”, và đương nhiên là không được việc rồi.

• Gọi điện thoại: Phù hợp cho những cái cuộc nói chuyện rất sâu để giải quyết các vấn đề vừa gấp vừa phức tạp bởi những cuộc gọi đó giúp chúng giải thích những gì mà nếu làm qua mail sẽ không đủ hiệu quả, cần phải nói qua nói lại. Gọi điện thoại cũng giúp các bên chốt nhanh trước, rồi sau đó chính thức hóa các việc đó cũng được.

• Các cuộc gặp Face-to-Face: thích hợp với những cuộc nói chuyện phức tạp, những buổi brainstornming, hay những cuộc thương thuyết mỗi bên phải nhìn mặt nhau đoán xem đối phương đang nghĩ gì và sắp nói gì. Với mục đích như thế nào, qua mail hay qua điện thoại sẽ chỉ làm nỗi đau (không hiểu đối phương) thêm dài. Tuy nhiên, các cuộc gặp trực tiếp thế này sẽ gần như vô nghĩa nếu không có công cụ ghi chép và lưu trữ là email ngay sau đó, để nó không rơi vào trạng thái “lời nói gió bay”.