Quản Lý Thời Gian – Web tải sách miễn phí ebooks PDF

Hiểu về công việc

Cùng với việc hiểu được bạn thuộc kiểu người nào, có một việc quan trọng là suy nghĩ một cách cụ thể về công việc của bạn. Bạn cần phải hiểu rõ về vai trò của mình và những trách nhiệm mà người khác muốn bạn hoàn thành. Chúng ta ai cũng có lúc cần được giúp đỡ để duy trì được sự tập trung vào tất cả các khía cạnh trong công việc của mình: để dừng việc lảng tránh những công việc hàng ngày hoặc nhiệm vụ khó khăn, để vượt qua được những động cơ tồi, để duy trì sự tập trung và ra những quyết định đúng đắn. Chương này có những công cụ để giúp bạn làm được việc đó.

2.1. Làm rõ công việc của bạn

Tất cả chúng ta đều quá bận rộn, nhưng việc dừng lại và tìm hiểu rõ ràng về công việc lại vô cùng quan trọng. Từ đó, chúng ta có thể nghĩ xem làm thế nào để thực hiện một cách hiệu quả công việc của mình.

Viết ra những mục đích chung nhất trong công việc của bạn. Chẳng hạn như, để lãnh đạo một đội nhằm cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc qua điện thoại.

Bây giờ hãy viết ra những lĩnh vực chính góp phần tạo ra mục đích chung trong công việc của bạn. Chẳng hạn như: lãnh đạo, theo dõi số liệu thống kê, cung cấp dịch vụ khách hàng, đào tạo và phát triển nhân viên, quản lý thời gian, quản lý hoạt động của nhân viên bằng cách thẩm định và gặp gỡ từng người.

Bây giờ hãy viết ra những việc mà bạn phải làm để thực sự hoàn thành công việc trong những lĩnh vực mà bạn đã liệt kê ở phần trước. Chẳng hạn như với lĩnh vực đào tạo và phát triển nhân viên: duy trì bảng phân công đào tạo và lên lịch đào tạo từng cá nhân, đặt lịch cho nhân viên để tham gia những buổi đào tạo bắt buộc.

Bây giờ hãy nghĩ về cách bạn thực sự sử dụng thời gian của mình. Sử dụng những gì bạn đã viết trong ba phần trên, hãy xác định xem bạn đã dành bao nhiêu thời gian để hoàn thành mục đích chung của mình, những lĩnh vực chính mà bạn đã liệt kê và những hoạt động thực sự? Điều gì bạn muốn làm nhiều hơn? Hi vọng bạn đang dành phần lớn thời gian của mình theo cách này, thay vì cho những công việc hành chính chung chẳng hạn (trừ khi đó là công việc của bạn).

Nếu bạn là thành viên của một đội, hãy nắm rõ công việc, các lĩnh vực và hoạt động của bạn phù hợp như thế nào với những điều đó ở đồng nghiệp, ông chủ và bất cứ thuộc cấp nào của bạn.

Thường xuyên xem xét lại bốn điểm đầu tiên với ông chủ của bạn và tại các buổi nhận xét về bạn. Những cuộc họp như thế có thể là những dịp hữu ích để bạn xem xét, chẳng hạn như, điều gì đang ngăn cản bạn hoàn thành mục đích chính của mình và khám phá ra bạn đang đi chệch hướng ở đâu trong những lĩnh vực và hoạt động khác.

Một phút suy ngẫm:

Hãy suy nghĩ về đội của bạn, nếu bạn có một đội. Bạn có chắc chắn là mình biết rõ công việc, lĩnh vực và những hoạt động của bạn phù hợp như thế nào với những điều đó của đồng nghiệp hay không? Bạn có mơ hồ về những việc đồng nghiệp của bạn làm không?Hãy chắc chắn là bạn thực sự dành phần lớn thời gian cho phần chính trong công việc của bạn.

2.2. Ngừng né tránh công việc

Bạn có thể thuộc kiểu người thường xuyên né tránh những nhiệm vụ nhàm chán hoặc khó khăn. Càng trì hoãn thực hiện một nhiệm vụ, bạn càng kháng cự nó nhiều hơn, và do đó, bạn càng gặp nhiều khó khăn để có thể hoàn thành nhiệm vụ đó hơn.

Bạn có thể né tránh một nhiệm vụ vì vô số những lý do khác nhau: công việc quá nhàm chán hoặc mang tính thủ tục, công việc không có thời hạn hoàn thành, mục tiêu không rõ ràng, hoặc đơn giản là bạn có quá nhiều việc để làm đến mức không biết phải bắt đầu từ đâu. Hoặc bạn có thể sợ thất bại hay bị bác bỏ nếu không làm tốt công việc.

Trong một số hoàn cảnh cụ thể, việc ra quyết định không đảm nhận nhiệm vụ là đúng: khi bạn cần phải thu thập tất cả mọi thông tin hoặc cần thời gian để suy nghĩ. Nhưng, trong rất nhiều hoàn cảnh khác, chung quy chỉ là trì hoãn làm việc gì đó.

Dưới đây là một số cách để giúp bạn phá vỡ rào cản của sự trì hoãn kéo dài:

Chia một nhiệm vụ lớn thành nhiều phần nhỏ, dễ quản lý hơn (Xem phần 4.5). Giải quyết một phần, không nhất thiết phải là phần đầu tiên. Thực tế là khi hoàn thành một phần nhỏ, bạn sẽ cảm thấy tốt hơn trước toàn bộ nhiệm vụ.

Bắt đầu thực hiện phần khó nhất. Làm việc này trong khoảng thời gian nhiều năng lượng và hoạt động hiệu quả nhất của bạn. (Xem phần 1.3)

Trao cho chính mình một phần thưởng, nhưng chỉ sau khi bạn thực sự hoàn thành một nhiệm vụ.

Làm những công việc hàng ngày trong khoảng thời gian bạn làm việc kém hiệu quả nhất hoặc trong những quãng nghỉ sau khi thực hiện những nhiệm vụ cần độ tập trung cao.

“Bạn có thể trì hoãn, nhưng thời gian thì không, và thời gian đã mất đi thì không thể lấy lại được.”

Benjamin Franklin, chính trị gia Mỹ

Sự trì hoãn cuối cùng sẽ làm cho công việc trở nên khó khăn hơn.