Vị Giám Đốc Một Phút Và Con Khỉ – Web Tải Sách Miễn Phí Ebooks PDF

VÒNG LUẨN QUẨN

Vị Giám Đốc Một Phút cũng đồng ý rằng trong số những “con khỉ” hiện đang ở trong văn phòng của tôi, cũng có một vài con thực sự là của tôi. Nhưng cả hai chúng tôi đều không thể phủ nhận một sự thật rằng những “con khỉ” còn lại đều không phải là của tôi và tôi không nên mang chúng về văn phòng của mình như thế.

Mọi chuyện hệt như một cái vòng luẩn quẩn. Khi tôi tự nguyện nhận “con khỉ” mà lẽ ra người khác phải “chăm sóc”, thì mọi người lại ngầm hiểu rằng đó là vì tôi thích “khỉ”. Và thế là, một cách tự nhiên thôi, tôi càng vơ vào mình nhiều bao nhiêu thì họ lại càng đưa thêm cho tôi nhiều bấy nhiêu. Chẳng mấy chốc tôi bị chìm ngập trong những công việc không phải của mình, mà khối lượng công việc đó còn nhiều hơn cả khối lượng công việc mà lẽ ra tôi phải giải quyết trong một ngày làm việc bình thường (thực hiện tất cả những yêu cầu của cấp trên và xử lý các công văn đến từ những phòng ban khác), vậy mà những “con khỉ” vẫn không ngừng ập đến.

Thế nên tôi bắt đầu tạm thời “mượn” thời gian trong cuộc sống riêng tư của mình: thời gian dành cho những sở thích cá nhân, thời gian dành cho các hoạt động thể dục thể thao, thời gian dành cho các hoạt động xã hội, thời gian đi lễ nhà thờ, và thậm chí thời gian cho chính gia đình mình nữa. (Tôi đã tự ngụy biện với chính bản thân mình rằng: Thôi thì thời gian dành cho gia đình tuy ít nhưng chất lượng hơn thì cũng chẳng sao.)

Cứ thế, cứ thế, tôi dần đi đến mức hầu như không còn bất cứ thời gian trống nào nữa, song văn phòng tôi vẫn cứ tiếp tục, tiếp tục xuất hiện những “con khỉ”.

Tôi bị quá tải!

Khi ấy là thời điểm mà tôi cảm thấy hoang mang và bắt đầu suy nghĩ về những công việc mà mình đang làm. Tôi phân vân trong các quyết định của mình và trở nên chậm chạp hẳn. Tôi luôn trong trạng thái chần chừ còn nhân viên của tôi thì chờ đợi. Cả hai đều không làm gì cho những “con khỉ” kia. Tất cả đều nỗ lực gấp bội, nhưng lại chẳng cần thiết chút nào!

Sự chậm chạp ấy đã biến tôi trở thành nguyên-nhân-gây-đình-trệ công việc của nhân viên tôi. Bị tôi cản trở, họ lại trở thành nguyên nhân gây ách tắc cho những phòng ban khác. Đến khi những phòng ban đó than phiền với tôi về sự trì trệ đó, thì tôi, lại một lần nữa, hứa sẽ xem xét và có phúc đáp cho phía họ.

Càng lúc, thời gian của tôi chủ yếu dành để giải quyết những “con khỉ” của các phòng ban khác, khiến cho thời gian dùng để giải quyết những “con khỉ” của nhân viên tôi càng trở nên ít ỏi.

Cho đến khi sếp tôi nghe loáng thoáng rằng bộ phận mà tôi quản lý đang hoạt động không hiệu quả, thế là bà bắt đầu yêu cầu tôi viết báo cáo. Những “con khỉ” từ cấp trên nhảy lên lưng tôi dĩ nhiên sẽ được ưu tiên hơn tất cả những “con khỉ” còn lại. Thế là quỹ thời gian vốn đã hạn hẹp của tôi lại càng thu nhỏ hơn nữa.

Nhìn lại những công việc còn nhiều ngổn ngang đó, tôi giật mình khi nhận ra rằng mình chính là nguyên nhân sâu xa của sự tắc nghẽn trong tổ chức, rằng mình đã gây ra biết bao nhiêu rắc rối cho chính bản thân và cho bao người khác nữa.

Dĩ nhiên, vấn đề lớn hơn chính là “cái giá của cơ hội”. Khi dành hết ngần ấy thời gian để xử lý “con khỉ” của người khác có nghĩa là tôi đã không còn cơ hội để được làm công việc của chính mình. Tôi không chủ động, mà tôi chỉ đang phản ứng. Tôi phản ứng lại mọi việc một cách cứng nhắc, ai đẩy tới đâu thì tôi phản ứng tới đó. Tôi làm việc không khác gì một cái máy.

ĐI TÌM GIẢI PHÁP

Hai chúng tôi tiếp tục dùng bữa trưa và nói chuyện về những “con khỉ”. Khi câu chuyện sắp kết thúc, dường như tôi vẫn chưa hình dung rằng mình sẽ phải làm gì với những “con khỉ” đang ở trong văn phòng của mình. Tôi thú nhận:

– Đúng là tôi đã tự đem những “con khỉ” của mọi người về văn phòng của mình . Nhưng theo ông, tôi phải làm gì bây giờ? Còn nhiệm vụ mà sếp tôi vừa giao cho tôi? Và cả những yêu cầu mất không ít thời gian của các phòng ban khác nữa?

Vị Giám Đốc Một Phút từ tốn đáp:

– Xét cho cùng, “con khỉ” do sếp cậu đẩy xuống và kể cả những “con khỉ” của các phòng ban khác nhảy qua chỗ cậu đều bắt nguồn từ sự ách tắc của những “con khỉ” mà các nhân viên đã đẩy sang cho cậu. Cho nên, một khi cậu giải quyết xong vấn đề của các nhân viên của mình – nghĩa là đã giải quyết được nguồn gốc của vấn đề – thì cậu sẽ có thời gian để “chăm lo” cho những “con khỉ” của các nơi khác. Nhưng bây giờ không phải là thời điểm thích hợp để tư duy về cách giải quyết vấn đề. Theo tôi, cậu nên đăng ký tham dự một khóa học chuyên đề có tên gọi là “Quản lý thời gian quản lý” (Có thể hiểu là quản lý quỹ thời gian dùng để làm công việc quản lý.)

Tôi nhắc lại cho Vị Giám Đốc Một Phút hay rằng tôi đã từng tham dự rất nhiều khóa học, hội thảo chuyên đề về “Quản lý”, nhưng trên thực tế, tất cả đều chẳng giúp ích được gì cho tôi cả.

– Có lẽ thế! Nhưng chắc chắn khóa học này sẽ rất khác. Những khóa học hay các buổi hội thảo mà cậu từng tham dự chủ yếu tập trung đến cách thức làm việc, (điều đó nói cho cùng thì không sai), nhưng lại không chú trọng đến việc dạy cậu cần phải làm những việc nào.

Do đó, năng lực và kỹ năng quản lý của cậu đã được nâng cao rất nhiều, nhưng tiếc là cậu lại đang áp dụng sai cho từng tình huống. Tình huống của cậu bây giờ giống như một ngươi phi công đã thực hiện một cú đáp máy bay hoàn hảo nhưng lại đáp nhầm… sân bay. Khóa học mà tôi vừa đề cập với cậu sẽ giúp cậu học được điều này:

Làm những công việc không thích hợp chắc chắn sẽ không mang lại hiệu quả như mong đợi.